Il budget è “Il meccanismo operativo” dell’azienda, uno strumento utile alla gestione operativa che rende trasparente l’allocazione delle risorse. Uno strumento di programmazione e controllo di breve periodo (un anno) con verifiche intermedie finalizzate all’attivazione precoce di eventuali azioni correttive. Il budget definisce obiettivi, espressi in termini di risultati da conseguire e di risorse correlate.
Esso può essere anche considerato una “impegno bilaterale” (patto) tra Direzione strategica e responsabili delle unità operative, definite in maniera negoziata con la finalità principale di attuare una programmazione e un costante ed attivo controllo delle attività e dei costi. È quindi un “commitment” bilaterale che per il responsabile dell’unità operativa rappresenta una assunzione di responsabilità nei confronti della direzione strategica un “impegno a fare”.
Il budget non deve essere considerato un sistema “contabile statico” che esplica la sua funzione “a consuntivo” ma esso è invece un sistema fortemente dinamico che controlla costantemente la programmazione fatta ed è in grado di intervenire tempestivamente. Per fare questo risulta fondamentale che le elaborazioni dei dati desunti dall’attività siano tempestive con un feed-back veloce e puntuale. La capacità di soddisfare questa esigenza dipende dall’esistenza di un sistema di reporting ben strutturato ed impostato al “just in time”.
Il sistema di reporting è una “Attività di comunicazione” finalizzata alla produzione di informazioni “just in time” tramite la raccolta e l’elaborazione di dati, a supporto del processo di budgeting e del decision making.
Nell’attività di reporting è necessario tenere in considerazione che i destinatari (riceventi) sono portatori di: aspettative, necessità informative, proprie semantiche, responsabilità specifiche, pregiudizi e credenze. Tutto questo deve essere tenuto in considerazione al fine di confezionare informazioni che siano poi recepite in modo giusto e per le necessità emergenti.
Le finalità del report sono:
Esso può essere anche considerato una “impegno bilaterale” (patto) tra Direzione strategica e responsabili delle unità operative, definite in maniera negoziata con la finalità principale di attuare una programmazione e un costante ed attivo controllo delle attività e dei costi. È quindi un “commitment” bilaterale che per il responsabile dell’unità operativa rappresenta una assunzione di responsabilità nei confronti della direzione strategica un “impegno a fare”.
Il budget non deve essere considerato un sistema “contabile statico” che esplica la sua funzione “a consuntivo” ma esso è invece un sistema fortemente dinamico che controlla costantemente la programmazione fatta ed è in grado di intervenire tempestivamente. Per fare questo risulta fondamentale che le elaborazioni dei dati desunti dall’attività siano tempestive con un feed-back veloce e puntuale. La capacità di soddisfare questa esigenza dipende dall’esistenza di un sistema di reporting ben strutturato ed impostato al “just in time”.
Il sistema di reporting è una “Attività di comunicazione” finalizzata alla produzione di informazioni “just in time” tramite la raccolta e l’elaborazione di dati, a supporto del processo di budgeting e del decision making.
Nell’attività di reporting è necessario tenere in considerazione che i destinatari (riceventi) sono portatori di: aspettative, necessità informative, proprie semantiche, responsabilità specifiche, pregiudizi e credenze. Tutto questo deve essere tenuto in considerazione al fine di confezionare informazioni che siano poi recepite in modo giusto e per le necessità emergenti.
Le finalità del report sono:
- di conoscenza: fornire conoscenze strutturate e di tipo generale sul contesto aziendale in cui si opera, anche non in relazione con l’ambito di responsabilità. Fornire inoltre conoscenze generale comuni a tutti i responsabili dei diversi settori attraverso report non standardizzati.
- di controllo: finalizzate a prendere decisioni spesso per problemi specifici, fornire report centrati sulle variabili su cui i dirigenti sono responsabilizzati. Fornire inoltre conoscenze specifiche all’ambito di azione e responsabilità attraverso report standardizzati.
- decisionali: fornire informazioni in relazione diretta con le decisioni da prendere.